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Abrechnungstipps zur Dokumentation

Gebührenkonforme Abrechnung im Fokus

768 abgeschlossene Fälle mit über einer Million Euro Rückforderung für zahnärztliche und kieferorthopädische Leistungen aufgrund von Fehlverhalten in der Abrechnung (bei extrabudgetären Einzelleistungsvergütungen oder Selektivverträgen) in den Jahren 2016 und 2017 – das sind Zahlen aus dem Bericht des GKV-Spitzenverbandes zur Bekämpfung von Fehlverhalten im Gesundheitswesen. Die Zahlen zeigen, wie wichtig eine plausible, vollständige und gebührenkonforme Abrechnung in der zahnärztlichen und kieferorthopädischen Praxis ist.

Behandeln. Dokumentieren. Abrechnen

Dieser Dreiklang bildet die Brücke zwischen der von den Behandlern erbrachten Leistung und der dazu gehörigen Rechnung. Dabei wird so manches aufgrund einer unvollständigen Dokumentation nicht oder – wie aus den o. g. Zahlen hervorgeht – leider fehlerhaft abgerechnet. Letzteres scheitert nicht selten an der korrekten Umsetzung der kassen- und privatzahnärztlichen Gebührenordnungen BEMA und GOZ.

Hilfreiches Instrument: Die Dokumentation

Die Dokumentation der Leistungen erfolgt idealerweise direkt im Behandlungszimmer. In einer voll digitalisierten Praxis werden neben den entsprechenden Texten auch bereits die Gebührenziffern eingetragen. Am Ende des Tages werden diese Eingaben anhand der Tagesstatistik oder Tagesliste kontrolliert und zur Rechnungserstellung freigegeben. Dieser in kieferorthopädischen Praxen übliche Prozess dient der Sicherstellung der Vollständigkeit und Plausibilität bzw. Gebührenkonformität der Abrechnung. Letzteres ist ganz besonders wichtig, denn die fehlende Gebührenkonformität einer Rechnung kann zum Forderungsausfall führen oder Rückforderungsansprüche nach sich ziehen. Gleichzeitig können im Bereich der Privatliquidation Honorarverluste von durchschnittlich 4,5 Prozent im Jahr entstehen, und das sind bei einer kieferorthopädischen Praxis mit einem Privatliquidationsanteil von 300.000 Euro immerhin bis zu 13.500 Euro jährlich.

Erfolgsfaktor Privatliquidation: Sehen und verstehen

Ursächlich für dieses Honorarpotenzial ist nicht, dass operative Hauptleistungen oder Standardbehandlungsmaßnahmen, wie Bögen oder Bänder, vergessen werden, sondern dass Begleitleistungen oder Sichtkontrollen nicht berechnet werden.

Bei der Privatliquidation haben sich für eine gebührenkonforme, vollständige und plausible Abrechnung folgende vier Faktoren als essenziell herausgestellt, die dabei helfen können, Honorarverluste zu vermeiden: Aufmerksamkeit, Kalkulation, Plausibilität und das Update (siehe Abb. 1). Die Punkte Aufmerksamkeit, Plausibilität und im erweiterten Sinne auch die Kalkulation treffen in der Regel auf jeden Patientenfall zu. Wird einer dieser Faktoren nicht oder nur unzureichend beachtet, findet sich ungenutztes Honorarpotenzial häufig in einem dieser fünf Leistungsbereiche: Begleitleistungen, Mehrfachberechnungen, Sichtkontrollen, Beratungen und Untersuchungen sowie Chairside-Leistungen.

Abrechnungsbeispiel

Beratung, symptombezogene Untersuchung, OK- und UK-Bögen neu eingegliedert, Bracket 31 und 41 umpositioniert und neu geklebt.

Hierfür erfolgte die in Tabelle 1 (Vgl. Kieferorthopädie Nachrichten) dargestellte Abrechnung. Diese hätte gemäß der Beschreibung der erbrachten Leistungen optimiert werden können, indem die in Tabelle 2 (Vgl. Kieferorthopädie Nachrichten) aufgeführten Positionen zur Abrechnung gekommen wären. Bei zugrunde gelegtem Mittelwert (Faktor 2,3) wurde im ersten Beispiel (Tab. 1) aufgrund der fehlenden Berücksichtigung von zwei der genannten Einflussfaktoren ein Honorarverlust von 114,10 Euro generiert: Durch fehlende Aufmerksamkeit kam es in der Patientenkartei nicht zur Dokumentation der adhäsiven Befestigung der Brackets und folglich wurde diese nicht berechnet.

Aufgrund fehlender Kenntnis der Leistungsbeschreibungen und der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) erfolgte keine plausible Abrechnung. Die mögliche Berechnung der GOÄ 2702 für das Ausligieren der Bögen wurde daher schlicht vergessen.

Für eine vollständige, gebührenkonforme und plausible Abrechnung ist es daher wichtig, dass die tatsächlich erbrachte Leistung auch entsprechend dokumentiert wird. Dafür kann es je nach Praxisteam durchaus erforderlich sein, die Abrechnungsregeln regelmäßig vorkommender Behandlungen im Rahmen von Teamsitzungen zu besprechen und Dokumentationsregeln aufzustellen. Regelmäßige Coachings können zudem helfen, die Fachkenntnisse des gesamten Praxisteams aktuell zu halten und weiter auszubauen.

Dieser Beitrag ist zuerst in KN Kieferorthopädie Nachrichten erschienen.

Über die Autorin

Janine Schubert

Leitung Erstattungsservice Zahnärzte

BFS health finance GmbH