In 7 Schritten zu einem effizienten Honorarmanagement 

Ein effizientes Honorarmanagement beginnt beim Empfang der Patientinnen und Patienten. Bereits hier sollte präzise zwischen gesetzlich Versicherten, privat Versicherten und individuellen Gesundheitsleistungen (IGeL) unterschieden werden. Jede dieser Kategorien hat spezifische Abrechnungsmodalitäten und rechtliche Voraussetzungen, die korrekt angewendet werden müssen, um finanzielle Einbußen zu vermeiden. Innerhalb der PKV-Welt existieren verschiedene Versicherungstarife, wie der Basistarif oder der Tarif der Postbeamtenkrankenkasse. Werden diese schon zu Beginn korrekt im Praxisverwaltungssystem (PVS) erfasst, entstehen später weniger Schwierigkeiten. IGeL-Leistungen bilden einen Sonderfall der GOÄ-Abrechnung, da sie GKV-Patientinnen und -Patienten betreffen, die Leistungen in Anspruch nehmen möchten, die nicht im Katalog der GKV-Leistungen enthalten sind. Hierfür muss ein IGeL-Vertrag zwischen Praxis und Patientin bzw. Patient geschlossen werden.

Eine präzise und vollständige Dokumentation der erbrachten Leistungen ist die Grundlage für eine korrekte Abrechnung nach der GOÄ. Hierzu gehören:

• Detaillierte Leistungsdokumentation: Jede erbrachte Leistung sollte detailliert und nachvollziehbar dokumentiert werden. Textbausteine können hilfreich sein, müssen aber patientenindividuell angepasst werden.

• Zeitnahe Erfassung: Die Dokumentation sollte möglichst zeitnah nach der Leistungserbringung erfolgen, um Fehler und Gedächtnislücken zu vermeiden – gerade Uhrzeiten, Dauer der Behandlung oder Besonderheiten werden schnell vergessen.

• Standardisierte Prozesse: Einheitliche Dokumentationsprozesse helfen, die Qualität der Abrechnung zu sichern.

Bei der Abrechnung der erbrachten GOÄ-Leistungen gibt es einige Spielregeln zu beachten. Eine gute Vorbereitung und Organisation erleichtern den Prozess maßgeblich.

Ein gut geschultes Praxisteam ist unerlässlich für ein effizientes Honorarmanagement. Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen zu den aktuellen Regelungen der GOÄ und zur Nutzung der Abrechnungssysteme sind daher wichtig. Dies umfasst u. a.: 

• Verständnis der GOÄ: Das Team muss die Abrechnungsgrundlagen und die korrekte Anwendung der GOÄ-Positionen kennen, z. B. indem sie sich stets die neueste Rechtsprechung anschauen, sich über die neuesten Abrechnungsempfehlungen der Bundesärztekammer informieren, Zeitschriften mit Abrechnungshintergründen lesen und regelmäßig zu Fortbildungen gehen. 

• Technische Schulung: Umgang mit der Abrechnungssoftware und den digitalen Tools

• Kommunikation: Schulung im Umgang mit Patientenanfragen zur Abrechnung und Honorarfragen

Eine Sache, die regelmäßig aktuell gehalten werden sollte, sind Materialien und Medikamente. Materialien und Medikamente sollten für Privat- und IGeL-Patientinnen und -Patienten strikt vom Sprechstundenbedarf getrennt werden. In der GOÄ können Sachkosten, die mit der einmaligen Verwendung verbraucht sind oder der Patientin bzw. dem Patienten mitgegeben werden, in Rechnung gestellt werden. Eine regelmäßig aktualisierte Liste der Materialien und Medikamente mit Brutto-Einkaufspreisen gewährleistet eine korrekte Abrechnung. Nennenswert ist auch die Möglichkeit der Faktorsteigerung der Leistungen in der GOÄ. Beispielsweise bei Schwierigkeiten bei der Durchführung einer Leistung können diese patienten- und situationsindividuell zwischen dem Schwellenwert und dem Maximalwert gesteigert werden.

Nach dem Versand der GOÄ-Rechnung muss der Zahlungseingang überwacht werden. Verzögerte Zahlungen sind ärgerlich. Sie beeinträchtigen die Liquidität der Praxis und erfordern zusätzliche Arbeit im Mahnverfahren. Auch können Patientenanfragen zu der jeweiligen Rechnung erfolgen, z. B. weil die Versicherung nicht oder nicht alles zahlen will. Gut vorbereitete Abrechnungen und die korrekte Erfassung des Versicherungstarifs können Rückfragen minimieren. Alternativ kann es hilfreich sein, einen externen Dienstleister einzuschalten und diese Prozesse auszulagern, um die Praxis zu entlasten und die Liquidität sicherzustellen.

Ein effizientes Honorarmanagement ist ein dynamischer Prozess, der regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erfordert. Dazu gehören: 

• Kontinuierliche Überwachung: Abrechnungen und Einnahmen sollten regelmäßig kontrolliert werden.  

• Anpassung an Änderungen: Aktualisierungen der Abrechnungsempfehlungen zur GOÄ und gesetzliche Vorgaben müssen zeitnah in die Praxisprozesse integriert werden. 

• Feedback-Schleifen: Rückmeldungen von Patientinnen und Patienten sowie Teammitgliedern sollten in die Optimierung des Honorarmanagements einfließen.